02/09/2025
Facturation électronique PEPPOL - Changement de programme comptable - Transfert vers WIN AUDITOR [FID1165880]
Comme vous le savez peut-être, au 1er janvier 2026 il sera obligatoire (ou fortement conseillé) de disposer d'un canal de réception de factures électroniques PEPPOL, pour toutes les sociétés ou entreprises disposant d'un numéro d'entreprise.
Les assujettis à la TVA seront quant à eux obligés d'émettre leurs factures au format électronique PEPPOL.
-
C'est quoi PEPPOL ? En très résumé vulgarisé, le système postal d'envoi et de réception de factures est remplacé par un système de transmission par voie électronique dans un format lisible universellement.
-
Concrètement, cela implique quoi ? Que vous avez l'obligation de paramétrer une boite d'envoi et une boite de réception pour ce type de fichiers, avant le 1er janvier 2026, sous peine d'amende.
-
Suis-je obligé de choisir un programme précis / payant ?
Il y a plusieurs programmes « gratuits » pour envoyer les factures gratuitement. Clearfacts, odoo, accountable, doccle...
Notez bien qu’ils sont gratuits jusqu’au 31/12/2025 mais nulle part il n’est indiqué que cela sera encore le cas en 2026...
Dans les faits, aucun n’est totalement gratuit mais effectivement il vous est tout à fait loisible de choisir le programme que vous souhaitez pour envoyer vos factures.
Attention toutefois que dans ce cas de figure, vous devrez encoder vos factures de ventes deux fois… une première fois dans votre programme de facturation et une deuxième fois dans le programme de votre comptable préféré pour faire votre TVA/comptabilité.
De plus, on parle ici de l’émission de factures, pour laquelle vous pouvez même utiliser plusieurs programmes différents, mais la « facturation électronique » implique aussi de devoir choisir un programme de réception des factures au format électronique.
Pour la réception, vous ne pouvez choisir qu’un seul opérateur.
ATTENTION ! Il est impératif de d'abord choisir un logiciel de réception AVANT de choisir un logiciel d'envoi, quel qu'il soit.
La logique étant que si vous pouvez déposer vos factures papier à envoyer dans n’importe quelle boite rouge de la poste en Belgique, vous n’avez qu’une seule boite aux lettres à votre domicile.
Pour la facturation électronique c’est pareil.
Pour la réception de factures, il est vivement conseillé de passer par votre programme comptable de manière à ce que les factures reçues soient directement préencodées dans votre logiciel comptable, vous évitant de la sorte une manipulation supplémentaire, chronophage et génératrice d’erreurs.
Du coup, très intelligemment les programmes comptables vous proposent d’assurer l’envoi des factures aussi...
Dans l’absolu donc c’est la réception qui vous coûtera plus cher, et l’envoi des factures est fourni avec, donc « gratuit ».
Mais vous êtes tout à fait libre de prendre un autre programme « gratuit » en plus...
Quant au coût du programme comptable il faut le relativiser par rapport au gain de temps apporté par la facturation électronique : plus besoin de scanner les factures, plus besoin de faire un mail ou de les télécharger, plus besoin de vérifier qu'elles sont toutes là; le fournisseur, la date, le montant, la communication du virement... tout est déjà encodé. Un bref aperçu à notre tarif horaire terminera de vous convaincre du bien-fondé de confier ces petites tâches administratives chronophages à un programme bien élevé.
-
Que propose Opticompta ? Dans la perspective de l’obligation de facturation électronique (envoi ET réception), nous avons transféré la plupart de nos dossier comptable dans un nouveau programme comptable. Si vous êtes concerné, vous allez recevoir un email pour la connexion au programme. Dans cet email, vous retrouverez des liens pour l’aide en ligne, notamment pour pouvoir déposer vos documents comptables.
Ce programme permet de faire point d'accès Peppol réception ET envoi. Nous vous conseillons donc de vous inscrire dès que possible afin de recevoir les factures d’achats directement dans le programme.
Dès que votre utilisateur est enregistré, nous vous enverrons le document à signer pour créer les points d'accès Peppol et c'est tout.
N’hésitez pas à consulter les sites www.winauditor.com et www.horussoftware.be/peppol
-
Que se passe-t-il si je ne respecte pas l'obligation ? Une amende sera appliquée, qui peut augmenter si vous ne respectez pas les instructions. Nous vous invitons à consulter le site https://efacture.belgium.be
Ce message est donc une information à destination de nos clients et en aucun cas un engagement de notre part. Le client est seul responsable du respect des obligations légales, la présente n'est qu'un rappel des prochaines règles en vigueur doublé d'une proposition d'assistance par Opticompta.
Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.